实验室建立实施质量体系管理,是确保出具准确有效检验结果和向社会提供优质高效服务的必要条件;持续改进是实验室质量体系更符合、更适宜和更有效的关键。因此,如何做好质量体系持续改进是每个质量管理工作者的必修课。
持续改进是包括计划(plan)、实施(do)、检查(check)和改进(action)四个步骤的一个过程,而且是一个循环过程。通过这四个步骤(PDCA)不停地重复循环而使质量管理体系不断完善、管理水平不断提高,因此循环是质量体系持续改进的基本特点。
质量体系的持续改进一般分为集中式和渐进式两种做法。
集中式改进就是明确规定在某个阶段要进行某个活动,通过这个集中力量的检查、总结活动来发现问题、解决问题。集中式改进是实验室质量管理体系自我评价、自我完善的基础,常见的改进方式表现为内部审核、管理评审和外部评审三种。
第一,内部审核。通过开展质量体系内部审核,检查体系运行是否符合质量文件和相关标准的要求,对发现的不符合工作实施纠正和预防措施,进一步提高质量体系的符合性和有效性。
第二,管理评审。实验室最高管理层对质量方针、质量目标和管理体系是否适用和持续有效进行检查和评估,以保证质量管理体系的适宜性和持续有效。根据评审结果调整方针政策和目标解决存在问题,修订质量管理体系文件,使管理体系得到进一步完善,更加适宜和持续有效运行。
第三,外部评审。实验室要定期接受外部评审,确认是否按评审准则及质量管理文件要求运行体系,因此外部评审也是持续改进的重要手段。评审组在现场检查过程中,或多或少会发现实验室的存在问题,对这些问题,实验室要进行认真分析,对评审组提出的不符合工作要举一反三、以点带面进行自查,看看是否还存在类似的问题,针对这些问题,制定可行的纠正措施,实施有效的整改,必要时制定预防措施,这也是质量管理体系持续改进的有效方法之一。
渐进式改进就是日常工作中持续不断地发现问题、解决问题,是质量管理体系在稳定状态下提高水平的关键。主要体现在以下几个方面:
第一,宣传贯彻质量方针、目标。大力度、全方位、多形式进行全员宣传贯彻,让全体员工知晓本单位的质量方针、目标,特别要重视关键岗位人员和新进人员的宣传贯彻和培训,确保质量体系的持续有效运行。这个宣传贯彻培训的方式是渐进式的,是根据需要开展的,并需进行效果评估总结,不断调整培训内容及方式。
第二,日常不符合工作的控制。(1)日常质量监督。质量管理体系在运行过程中,某些活动及其结果不可避免地会发生一些偏离规定的现象,实现持续有效的质量监督是体系运行必需的内容。质量监督人员的设置、质量监督关注点的确立以及监督力度都是影响质量监督成效的重要因素。因此首先要分析检测结果正确性和可靠性的影响因素。影响检测结果的因素通常包括人员、仪器、消耗材料、检验方法、环境条件、管理制度等,针对这些工作环节设置质量监督员,明确监督员的工作方法,对这些因素进行持续不断地监督,对于发现的问题提出可行的纠正及纠正措施,并对整改情况实施跟踪验证。通过这样持续不断地发现问题、改进问题,质量管理体系就得到了不断改进。(2)检验报告的核查。检验报告是整个检验工作的最终结果或结论,既是检验工作质量和水平的体现,也是客户委托并履行了职责后获得的回报。核查检验报告时除了检查是否按质量文件出具报告,还要进行检测结果关联性分析,以判断检测工作是否存在问题,通过查找问题、关闭问题,确保体系的持续有效运行。(3)仪器的校准、核查。对仪器进行校准、核查,是查明和确认仪器的性能、确保检测结果准确的重要保证。要定期对仪器进行检查,确保仪器的正常运行,是开展检测工作的前提。(4)消耗材料的验收核查工作。实验消耗材料是影响检测结果准确性的重要因素,实验室除了要做好消耗材料投入使用前的验收工作外,还要不断收集专业科室技术人员的反馈意见和定期对消耗材料进行核查,以确保消耗材料符合检验要求。
第三,参加能力验证、实验室间比对。参加能力验证、实验室间比对活动,可识别实验室的存在问题。按照有关要求,在能力验证活动中出现不满意结果的实验室,应依照能力验证活动的要求进行整改。通过寻找和分析出现的原因,开展有效的整改,关闭存在问题,促使实验室质量体系得到持续改进。
第四,投诉处理。顾客投诉既可能是对当前服务的不满,也可能是潜在的需求所致。实验室应积极主动地和顾客进行沟通,识别、理解和确定顾客的需求,了解顾客不断变化的要求和期望,找出改进之处,从而促进实验室质量管理体系的不断完善。客户的声音是实验室质量管理体系持续改进的重要推助力。
总之,实验室无论采用哪种方式开展质量管理体系的持续改进,都需按相关程序和制度进行,紧密结合两种方式,才能保证持续改进工作富有成效。